Firma, struktura i kapitał

JDG rejestrujesz w CEIDG przez internet, bezpłatnie, podpisując wniosek Profilem Zaufanym. Razem z wnioskiem zgłaszasz się do ZUS i wybierasz formę opodatkowania; VAT rejestrujesz osobno tylko gdy jest obowiązkowy lub gdy się opłaca.

1. Załóż Profil Zaufany (jeśli nie masz)
   Profil Zaufany (eGo) to bezpłatny, w pełni bezpieczny podpis elektroniczny — alternatywa dla płatnego podpisu kwalifikowanego. Potwierdzisz go przez bankowość elektroniczną polskiego banku, w aplikacji mObywatel lub w punkcie potwierdzającym. Bez niego nie podpiszesz wniosku CEIDG-1 online.
   Gdzie: pz.gov.pl / bankowość elektroniczna / mObywatelTermin: Przed rejestracją firmyKoszt: 0 zł
   Otwórz e-usługę
2. Wybierz kody PKD i datę rozpoczęcia
   Przed wypełnieniem wniosku przygotuj: jeden kod PKD przeważający + dowolnie wiele dodatkowych, nazwę firmy (musi zawierać Twoje imię i nazwisko), adres zamieszkania i prowadzenia działalności, datę rozpoczęcia. Datę możesz ustawić na dziś lub w przyszłość — od niej liczy się m.in. 6 miesięcy Ulgi na Start.
   Gdzie: Wyszukiwarka PKD na biznes.gov.plTermin: Przed złożeniem wnioskuKoszt: 0 zł
3. Złóż wniosek CEIDG-1 online i podpisz Profilem Zaufanym
   Wejdź na e-usługę, zaloguj się przez Konto Przedsiębiorcy / login.gov.pl, przejdź przez kreator wniosku (kreator sam dobierze pola), podpisz Profilem Zaufanym. UWAGA: składając wniosek przez internet nie możesz działać przez pełnomocnika. Wpis jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, nie później niż następnego dnia roboczego. NIP i REGON nadawane są automatycznie.
   Wniosek: CEIDG-1Gdzie: biznes.gov.pl — e-usługa Zarejestruj działalność w CEIDGTermin: Wpis ≤ następny dzień roboczy po złożeniuKoszt: 0 zł (bezpłatne)
   Otwórz e-usługę
4. Wybierz formę opodatkowania we wniosku CEIDG-1
   We wniosku zaznaczasz formę: skala podatkowa (12%/32%), podatek liniowy (19%) lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór wpływa wprost na wysokość składki zdrowotnej (patrz krok 5) i podatku — przy kapitale i planie skalowania skonsultuj to z księgowym przed złożeniem.
   Wniosek: CEIDG-1 (część o formie opodatkowania)Gdzie: W kreatorze CEIDG-1Termin: W momencie rejestracjiKoszt: 0 zł
   Otwórz e-usługę
5. Zgłoś się do ZUS — ZUS ZUA lub ZUS ZZA (7 dni)
   CEIDG-1 zgłasza Cię jako PŁATNIKA składek, ale do UBEZPIECZEŃ musisz zgłosić się osobno w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności. Druk ZUS ZUA = ubezpieczenia społeczne + zdrowotne (i dobrowolnie chorobowe). Druk ZUS ZZA = tylko zdrowotne (tak zgłaszasz się przy Uldze na Start). Zgłoszenie możesz dołączyć do CEIDG-1 albo złożyć osobno przez PUE/eZUS. Członków rodziny zgłaszasz na ZUS ZCNA.
   Wniosek: ZUS ZUA (społeczne+zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko zdrowotne)Gdzie: PUE ZUS / eZUS lub razem z CEIDG-1Termin: 7 dni od daty rozpoczęcia działalnościKoszt: 0 zł (zgłoszenie); składki wg etapu — patrz fakty
   Otwórz e-usługę
6. Etap ZUS 1: Ulga na Start — 6 miesięcy bez składek społecznych
   Przez 6 pełnych miesięcy płacisz TYLKO składkę zdrowotną — zero składek społecznych, Funduszu Pracy i Solidarnościowego. Zgłaszasz się drukiem ZUS ZZA. Warunek: zakładasz firmę po raz pierwszy LUB minęło ≥60 miesięcy od ostatniego zawieszenia/zamknięcia, ORAZ nie świadczysz usług dla byłego pracodawcy (te same czynności, ten/poprzedni rok). Uwaga: w tym okresie nie zbierasz prawa do emerytury ani zasiłków chorobowych/macierzyńskich.
   Wniosek: ZUS ZZAGdzie: ZUS / PUETermin: Pierwsze 6 pełnych miesięcy działalnościKoszt: Tylko zdrowotna (min. 432,54 zł/mc w 2026 przy skali/liniowym)
   Otwórz e-usługę
7. Etap ZUS 2: Preferencyjne składki — 24 miesiące
   Po Uldze na Start (lub od razu, jeśli rezygnujesz z ulgi) przez 24 pełne miesiące kalendarzowe płacisz społeczne od obniżonej podstawy 30% minimalnego wynagrodzenia = 1 441,80 zł (2026). Składki społeczne łącznie ok. 456,18 zł/mc + osobno zdrowotna. Zgłaszasz się drukiem ZUS ZUA (zmiana z ZZA na ZUA). Zawieszenie działalności nie przerywa biegu 24 miesięcy.
   Wniosek: ZUS ZUAGdzie: ZUS / PUETermin: 24 pełne miesiące po Uldze na StartKoszt: Społeczne ~456,18 zł/mc + zdrowotna (2026)
   Otwórz e-usługę
8. Etap ZUS 3: Mały ZUS Plus, potem pełny ZUS
   Po preferencyjnych składkach, jeśli Twój przychód za poprzedni rok nie przekroczył 120 000 zł i prowadziłeś firmę ≥60 dni, możesz wejść w Mały ZUS Plus — składki liczone od dochodu, maksymalnie przez 36 miesięcy w każdym okresie 60 miesięcy (zasada zmieniona od 1.01.2026). W przeciwnym razie wchodzisz w pełny ZUS: podstawa 60% przeciętnego wynagrodzenia = 5 652 zł, składki społeczne ok. 1 926,76 zł/mc (2026) + zdrowotna.
   Wniosek: ZUS ZUA / ZUS DRA (deklaracja podstawy Mały ZUS Plus)Gdzie: ZUS / PUETermin: Mały ZUS Plus do 36 mies./60 mies.; potem pełny ZUSKoszt: Pełny ZUS: społeczne ~1 926,76 zł/mc + zdrowotna (2026)
   Otwórz e-usługę
9. Rejestracja VAT (VAT-R) — tylko gdy obowiązkowa lub opłacalna
   Korzystasz ze zwolnienia podmiotowego, dopóki sprzedaż nie przekroczy 240 000 zł rocznie (limit podniesiony z 200 000 zł od 1.01.2026; przy starcie w trakcie roku liczony proporcjonalnie). VAT jest OBOWIĄZKOWY od pierwszej sprzedaży bez względu na limit m.in. przy: usługach prawniczych, doradczych (poza rolniczym), jubilerskich, ściąganiu długów, sprzedaży metali szlachetnych, wyrobów akcyzowych, nowych środków transportu oraz wybranej sprzedaży przez internet (kosmetyki, elektronika). Wtedy złóż VAT-R przed pierwszą czynnością. Rejestracja jest bezpłatna.
   Wniosek: VAT-RGdzie: Urząd skarbowy / biznes.gov.pl / dołączany do CEIDG-1Termin: Przed pierwszą czynnością opodatkowaną lub przed przekroczeniem 240 000 złKoszt: 0 zł
   Otwórz e-usługę
10. Sprawdzaj kontrahentów na białej liście i stosuj split payment
    Płacąc kontrahentowi powyżej 15 000 zł, sprawdź jego rachunek na białej liście podatników VAT (wyszukiwarka KAS po NIP/REGON/nr rachunku/nazwie). Zapłata powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu = brak prawa do kosztu i solidarna odpowiedzialność za VAT kontrahenta (chyba że zgłosisz to do US w 7 dni). Mechanizm podzielonej płatności (split payment) jest OBOWIĄZKOWY, gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto i dotyczy towarów/usług z załącznika nr 15 (m.in. stal, elektronika, paliwa, usługi budowlane, części samochodowe).
    Gdzie: Wyszukiwarka białej listy (podatki.gov.pl)Termin: Na bieżąco — w dniu każdej płatności > 15 000 złKoszt: 0 zł (weryfikacja)
11. Ustal księgowość
    JDG na skali/liniowym prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), na ryczałcie — ewidencję przychodów. Biuro rachunkowe dla JDG to orientacyjnie ok. 150–400 zł netto/mc (bez VAT, mała liczba dokumentów) do 400–800 zł netto/mc (VAT, więcej dokumentów, pracownicy) — to ceny rynkowe, nie urzędowe, więc potwierdź u konkretnego biura. Alternatywa: darmowe/tanie programy do samodzielnej księgowości.
    Gdzie: Biuro rachunkowe lub program księgowyTermin: Od startu działalnościKoszt: Orientacyjnie 150–800 zł netto/mc (rynkowe, niepotwierdzone urzędowo)
    Otwórz e-usługę

Dla inwestora z kapitałem typowa ścieżka to sp. z o.o. (ograniczona odpowiedzialność majątkiem prywatnym) zarejestrowana online przez S24 w ~1 dzień, połączona z estońskim CIT — podatek płacisz dopiero przy wypłacie zysku, a nie co miesiąc. UWAGA: od 29.11.2025 zniknęła opłata 100 zł za MSiG, więc rejestracja w S24 to dziś sama opłata sądowa 250 zł + PCC.

1. Zdecyduj: S24 (online, szybko, tanio) czy notariusz (elastyczność)
   S24 wystarczy przy wkładach WYŁĄCZNIE pieniężnych i standardowej umowie (wzorzec). Notariusz konieczny gdy: wnosisz aport (nieruchomość, maszyny, know-how, udziały), chcesz udziały uprzywilejowane, dopłaty wspólników lub niestandardowe zapisy. Reemigrant wnoszący np. kapitał gotówkowy → S24; wnoszący majątek z zagranicy jako aport → notariusz.
   Gdzie: decyzja własna / doradcaTermin: przed rejestracjąKoszt: 0 zł
   Otwórz e-usługę
2. Załóż konto w S24 i przygotuj podpis elektroniczny
   Każdy wspólnik MUSI mieć własne konto w S24 i własny podpis: Profil Zaufany (najczęstszy, przez bankowość internetową), e-dowód lub podpis kwalifikowany. To częsty błąd opóźniający rejestrację — brak konta/podpisu u któregoś wspólnika.
   Gdzie: System S24 (Ministerstwo Sprawiedliwości)Termin: 1 dzieńKoszt: 0 zł (Profil Zaufany bezpłatny)
   Otwórz e-usługę
3. Wypełnij wzorzec umowy spółki i dane spółki
   System daje gotowy wzorzec umowy — uzupełniasz pola: nazwa, siedziba (adres w PL, może być wirtualne biuro), PKD, kapitał zakładowy (min. 5 000 zł), wspólnicy i udziały. Wzorca w S24 nie da się dowolnie zmieniać; wkład można pokryć wyłącznie pieniężnie.
   Wniosek: wzorzec umowy sp. z o.o. (S24)Gdzie: System S24Termin: ten sam dzieńKoszt: min. kapitał 5 000 zł
   Otwórz e-usługę
4. Podpisz dokumenty, opłać i złóż wniosek do KRS
   Wszyscy wspólnicy podpisują elektronicznie. Opłaty: 250 zł opłata sądowa za wpis do KRS (po 29.11.2025 BEZ 100 zł za MSiG — zniesione) + PCC 0,5% od kapitału, pomniejszonego o opłatę rejestracyjną (np. przy 5 000 zł kapitału ≈ 23,75 zł). Sąd powinien rozpatrzyć wniosek w 1 dzień od wpływu (w praktyce 1-3 dni robocze).
   Wniosek: wniosek o wpis do KRS (S24)Gdzie: System S24 → sąd rejestrowyTermin: rozpatrzenie do 1 dnia od wpływuKoszt: 250 zł + PCC 0,5% kapitału
   Otwórz e-usługę
5. Po rejestracji: NIP/REGON, zgłoszenia uzupełniające, konto firmowe
   NIP i REGON nadawane automatycznie po wpisie do KRS. Dane uzupełniające (np. rachunek bankowy) zgłasza się na NIP-8 do urzędu skarbowego w terminie ustawowym. Otwórz firmowe konto bankowe w PL (wymagane do PCC i rozliczeń).
   Wniosek: NIP-8Gdzie: Urząd skarbowy / bankTermin: po wpisie do KRSKoszt: 0 zł
   Otwórz e-usługę
6. Sprawdź warunki estońskiego CIT zanim go wybierzesz
   Warunki łącznie: forma = sp. z o.o./S.A./P.S.A./komandytowa/komandytowo-akcyjna; wspólnicy WYŁĄCZNIE osoby fizyczne; spółka NIE posiada udziałów/akcji w innych spółkach ani jednostek funduszy; przychody pasywne (odsetki, pożyczki, prawa autorskie itp.) < 50% przychodów; zatrudnienie min. 3 osoby (mały podatnik: 1 osoba). Nowa spółka: w 1. roku BEZ obowiązku zatrudnienia, potem +1 etat rocznie aż do 3.
   Gdzie: weryfikacja z księgową/doradcąTermin: przed złożeniem ZAW-RDKoszt: 0 zł
   Otwórz e-usługę
7. Złóż zawiadomienie ZAW-RD o wyborze estońskiego CIT
   Estoński CIT = brak miesięcznych zaliczek CIT; podatek płacisz DOPIERO przy wypłacie zysku (dywidendy). Zawiadomienie ZAW-RD składasz do urzędu skarbowego do końca pierwszego miesiąca pierwszego roku podatkowego objętego ryczałtem (nowa spółka — od startu). Wybór wiąże na min. 4 kolejne lata podatkowe (przedłużalne o kolejne 4 lata).
   Wniosek: ZAW-RDGdzie: Urząd skarbowy właściwy dla spółkiTermin: do końca 1. miesiąca 1. roku podatkowegoKoszt: 0 zł
   Otwórz e-usługę

Fundacja rodzinna działa od 22 maja 2023 r. (ustawa z 26.01.2023). To osoba prawna, do której wnosisz majątek (firmę, udziały, nieruchomości, gotówkę), a fundacja zarządza nim i wypłaca świadczenia rodzinie-beneficjentom. Rejestr w całej Polsce prowadzi jeden sąd — Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.

1. Zdecyduj, co wnosisz i kto jest beneficjentem
   Ustal majątek na fundusz założycielski (min. 100 000 zł — może być gotówka, udziały w firmie, nieruchomości) oraz listę beneficjentów (najczęściej dzieci, małżonek). Im wcześniej zaplanujesz, tym czystsza sukcesja. To krok strategiczny — bez urzędu.
   Gdzie: Planowanie własne / doradcaTermin: Przed wizytą u notariuszaKoszt: 0 zł (ew. koszt doradcy)
   Otwórz e-usługę
2. Akt założycielski lub testament + statut u notariusza
   Fundację zakłada się aktem założycielskim u notariusza (za życia) albo w testamencie. Notariusz sporządza też statut fundacji w formie aktu notarialnego. Z chwilą sporządzenia aktu/otwarcia testamentu powstaje fundacja rodzinna w organizacji.
   Wniosek: Akt notarialny + statutGdzie: Kancelaria notarialnaTermin: 1 dzień (wizyta)Koszt: Taksa notarialna wg wartości majątku (zwykle kilka tys. zł) + VAT
   Otwórz e-usługę
3. Wniesienie majątku na fundusz założycielski (min. 100 000 zł)
   Fundator wnosi mienie pokrywające fundusz założycielski o wartości nie niższej niż 100 000 zł. Wniesienie majątku przez fundatora i najbliższą rodzinę jest neutralne podatkowo (zwolnione z podatku od spadków i darowizn oraz PCC).
   Gdzie: Fundator → fundacjaTermin: Przed/przy zgłoszeniu do rejestruKoszt: Min. 100 000 zł majątku (nie opłata — to kapitał fundacji)
   Otwórz e-usługę
4. Złożenie wniosku o wpis do rejestru fundacji rodzinnych
   Wniosek na urzędowym formularzu RFR-W (+ załączniki RFR-WA/WB/WL/WK/WM) składa się do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, I Wydział Cywilny, Sekcja Rejestrowa, ul. Słowackiego 5, 97-300 Piotrków Trybunalski. Wniosek papierowy. Fundację należy zgłosić w terminie 6 miesięcy od sporządzenia aktu założycielskiego (przy akcie za życia).
   Wniosek: RFR-W (+ RFR-WA/WB/WL/WK/WM)Gdzie: Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim (rejestr fundacji rodzinnych)Termin: W 6 mies. od aktu założycielskiegoKoszt: 500 zł opłata sądowa za wpis (stała)
   Otwórz e-usługę
5. Po wpisie: bieżące prowadzenie i wypłaty świadczeń
   Po wpisie fundacja nabywa osobowość prawną. Powołujesz zarząd (i ew. radę nadzorczą — obowiązkowa przy >25 beneficjentach), prowadzisz księgowość, składasz roczne sprawozdania (druk RFR-Z30). Świadczenia wypłacane beneficjentom są opodatkowane 15% CIT po stronie fundacji; najbliższa rodzina ma 0% PIT.
   Wniosek: RFR-Z30 (sprawozdania), RFR-Z (zmiany)Gdzie: Zarząd fundacji / sąd rejestrowy / USTermin: Sprawozdania rocznie; świadczenia wg statutuKoszt: 250 zł za wpis zmiany/sprawozdania; CIT 15% przy wypłatach
   Otwórz e-usługę